A presente Política de Proteção de Dados Pessoais, regula a captura, armazenamento, uso, transmissão, circulação e/ou supressão de Dados Pessoais, realizado por Acsendo SAS. (em diante “Acsendo SAS” ou o “Responsável”), de acordo com as disposições contidas na Lei Estatutária 1581 de 2012, o Decreto 1377 de 2013 e demais normativa aplicável, por meio das quais se ditam disposições gerais para a proteção de Dados Pessoais, e no que resulte aplicável em concordância com a Lei 1266 de 2008 relativa ao manuseamento da informação contida em bases de dados pessoais, em especial a financeira, de crédito, comercial, de serviços e a proveniente de terceiros países.

1. 1. Informação do Responsável do Tratamento dos Dados Pessoais

A empresa responsável do Tratamento dos Dados Pessoais é:

  • Razão Social: Acsendo SAS
  • Domicilio: Bogotá, Colômbia.
  • Endereço: Carrera 12 # 96-49
  • E-mail: datospersonales@acsendo.com
  • • Telefone: (1) 4660529

2. 1. Definições

Os seguintes são términos definidos que serão utilizados nesta Política de acordo com o estabelecido na Lei 1581 de 2012, assim como as referidas à classificação dos dados de acordo com a Lei 1266 de 2008 e demais normativa aplicável (perante Lei):

  • • Autorização: Consentimento prévio, expresso e informado do Titular para levar a cabo o Tratamento de Dados Pessoais.
  • • Base de Dados: Conjunto organizado de Dados Pessoais que seja objeto de tratamento.
  • • Dado Pessoal: Qualquer informação vinculada ou que possa associar-se a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis.
  • Dados Públicos: Dados qualificados como todos aqueles que não sejam semi-privados ou privados. São públicos, entre outros, os dados contidos em documentos públicos, registros públicos, jornais, boletins oficiais e sentências judiciais devidamente executadas que não estejam submetidos a reservam os relativos ao estado civil das pessoas, a sua profissão ou ofício e a sua qualidade de comerciante ou de funcionário público. Estes dados podem ser obtidos e oferecidos sem reserva alguma e sem importar se fazer alusão a informação geral, privada ou pessoal.
  • • Dados Sensíveis: Toda a informação que possa afetar a intimidade do Titular ou cujo uso possa gerar sua discriminação, tais como aqueles que revelem a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a pertença a sindicatos, organizações sociais de direitos humanos ou que promovam interesses de qualquer partido político ou que garantam os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, assim como os dados relativos à saúde, à orientação sexual e os dados biométricos (impressões digitais, entre outros).
  • • Encarregado do Tratamento: Pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, realize o Tratamento de Dados Pessoais por conta do Responsável do Tratamento.
  • • Reivindicação: Solicitação do titular do dado ou as pessoas autorizadas por este ou pela lei para corrigir, atualizar ou suprimir seus dados pessoais.
  • • Responsável do Tratamento: Pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, decida sobre a base de dados e/ou o Tratamento dos dados.
  • Titular do dado: Pessoa natural cujos dados pessoais sejam objeto de Tratamento.
  • • Tratamento: Qualquer operação ou conjunto de operações sobre Dados Pessoais, tais como a recolha, armazenamento, uso, circulação ou supressão.
  • • Transferência: A Transferência de dados tem lugar quando o responsável e/ou encarregado do Tratamento de Dados Pessoais, situado na Colômbia, envia a informação dos Dados Pessoais a um receptor, que por sua vez é Responsável do Tratamento e se encontra dentro ou fora do país.
  • • Transmissão: Tratamento de Dados Pessoais que implica a comunicação dos mesmo dentro ou fora do território da República da Colômbia quando tenha por objeto a realização de um Tratamento pelo Encarregado por conta do Responsável.

3. Tratamento ao Qual Serão Submetidos os Dados Pessoais

Os Dados Pessoais são recolhidos, armazenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, atualizados, retificados, suprimidos, eliminados e geridos por Acsendo SAS, segundo as finalidades para as quais foram recolhidos e as quais se encontram estabelecidas no ponto 7 da presente Política.

O Tratamento realizado por Acsendo SAS realizar-se-á pelo tempo que seja razoável e necessário conforme com o tipo de Tratamento. Não obstante, Acsendo SAS conservará por um prazo indefinido, aqueles dados que se requeiram com o fim de dar cumprimento a obrigações legais.

  • • Tratamento de Dados Sensíveis

Acsendo SAS não recolhe, armazena, organiza, usa, circula, transmite, transfere, atualiza, retifica, suprime, elimina e gere dados sensíveis.

4. 1. Direitors dos Titulares

Em conformidade com o estabelecido no artigo 8 da Lei 1581 de 2012 e o Decreto 1377 de 2013, no que resulte aplicável em concordância com a Lei 1266 de 2008 e demais normativa aplicável, o Titular dos Dados Pessoais tem os seguintes direitos:

  • Conhecer, atualizar e retificar seus Dados Pessoais frente a Acsendo SAS, em sua qualidade de Responsável do Tratamento. Este direito poderá exercê-lo face a dados parciais, imprecisos, incompletos, fracionados, que induzam em erro, ou aqueles cujo tratamento esteja expressamente proibido ou não tenha sido autorizado.
  • • Solicitar prova e/ou cópia da autorização concedida a Acsendo SAS, em sua qualidade de Responsável do Tratamento, salvo quando expressamente se excetue como requisito para o Tratamento, em conformidade com o estabelecido no artigo 10 da Lei 1581 de 2012 (ou nas normas que a regulamentem, adicionem, complementem, modifiquem ou revoguem), ou quando se tenha apresentado a continuidade do tratamento segundo o previsto no numeral 4° do artigo 10 do Decreto 1377 de 2013.
  • • Ser informado por Acsendo SAS, com prévia solicitação, a respeito do uso que tenha dado a seus dados pessoais.
  • Apresentar ante a Superintendência de Indústria e Comércio (em diante “SIC”), queixas por infrações ao disposto na Lei 1581 de 2012 e demais normas que a modifiquem, adicionem ou complementem uma vez esgotado o trâmite de consulta ou reivindicação ante Acsendo SAS.
  • Revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do dado quando no Tratamento não se respeitem os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais. A revogatória e/ou supressão procederá quando a SIC tenha determinado que no Tratamento Acsendo SAS o encarregado tenha incorrido em condutas contrárias à lei e à Constituição.
  • • Aceder de forma gratuita aos Dados Pessoais que tenham sido objetido de Tratamento por Acsendo SAS.

Estes direitos poderão ser exercidos unicamente pelas seguintes pessoas:

    • ⎫ Pelo Titular, que deverá creditar sua identidade suficientemente
    • Por seus cessionários, que deverão creditar tal qualidade
    • ⎫ Pelo representante e/ou apoderado do Titular, prévia creditação da representação ou apoderamento.
    • Por estipulação a favor de outro.

5. 1. Deveres de Acsendo SAS como Responsável do Tratamento de Dados Pessoais

  • Garantir ao Titular, em todo o tempo, o pleno e efetivo exercício do direito de hábeas data.
  • Solicitar e conservar, nas condições previstas na presente lei, cópia da respetiva autorização outorgada pelo Titular.
  • Informar devidamente o Titular sobre a finalidade da recolha e os direitos que o assistem por virtude da autorização outorgada.
  • Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perca, consulta, usou ou acesso não autorizado ou fraudulento.
  • Garantir que a informação que se fornece ao Encarregado do Tratamento seja verdadeira, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível.
  • Atualizar a informação, comunicando de forma oportuna e periódica ao Encarregado do Tratamento, todas as novidades a respeito dos dados que previamente lhe tenha fornecido e adotar as demais medidas necessárias para que a informação fornecida a este se mantenha atualizada.
  • Retificar a informação quando seja incorreta e comunicar o relevante ao Encarregado do Tratamento.
  • Fornecer ao Encarregado do Tratamento, segundo o caso, unicamente os dados cujo Tratamento esteja previamente autorizado em conformidade com o previsto na Lei.
  • Exigir ao Encarregado do Tratamento em todo o momento, o respeito às condições de segurança e privacidade da informação do Titular.
  • Lidar com consultas e reivindicações formuladas nos términos identificados na Lei.
  • Adotar um manual interno de políticas e procedimentos para garantir o adequado cumprimento da presente Lei e em especial, para a atenção dos procedimentos de consultar e reivindicações por parte do Titular.
  • Informar o Encarregado do Tratamento quando determinada informação se encontra em discussão por parte do Titular, uma vez que se tenha apresentar a reclamação e não tenha finalizado o respectivo processo.
  • Informar a solicitação do Titular sobre o uso dado a seus dados.
  • Desenhar e implementar mecanismos eficazes para reportar oportunamente a informação ao Encarregado do Tratamento.
  • Informar à autoridade de proteção de dados quando se apresentem violações aos códigos de segurança e existam riscos na administração da informação dos Titulares.
  • Cumprir as instruções e requerimentos que transmita a SIC.

6. Deves de Acsendo SAS quando atue como Encarregado do Tratamento de Dados Pessoais

  • Garantir ao Titular, sempre, pleno e efetivo direito de hábeas data.
  • Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perca, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento.
  • Realizar oportunamente a atualização, retificação ou supressão dos dados nos términos da Lei.
  • • Atualizar a informação reportada pelos Responsáveis do Tratamento dentro dos cinco (5) dias úteis contados a partir de sua recepção.
  • Lidar com as consultar e reivindicações formuladas pelos Titulares nos términos identificados na Lei.
  • Adotar um manual interno de políticas e procedimentos para garantir o adequado cumprimento da Lei e, em especial, para a atenção dos procedimentos de consultas e reivindicações por parte dos Titulares.
  • Registrar na base de dados a legenda “reivindicação pendente” na forma em que se regula a Lei.
  • Inserir na base de dados a legenda “informação em discussão judicial” uma vez que notificado por parte da autoridade competente sobre processos judiciais relacionados com a qualidade do dado pessoal.
  • Abster-se de circular informação que esteja sendo convertida pelo Titular e cujo bloqueio tenha sido ordenado pela Superintendência de Indústria e Comércio.
  • Permitir o acesso à informação unicamente às pessoas que podem ter acesso a ela.
  • Informar a superintendência de Indústria e Comércio quando se apresentem violações aos códigos de segurança e existam riscos na administração da informação dos Titulares.
  • Cumprir as instruções e requerimentos que transmita a Superintendência de Indústria e Comércio.

7. Finalidades do Tratamento

As finalidades do Tratamento de Dados Pessoais realizado por Acsendo SAS, são as seguintes:

Dados Pessoais dos Clientes

  • Desenvolvimento de propostas comerciais, tanto de vendas de produtos, ou serviços oferecidos por Acsendo SAS a seus clientes.
  • Realização de contratos de venda e/ou prestação de serviços celebrados entre Acsendo SAS e seus clientes.
  • Serviço ao cliente, marketing, investigação, análise de mercados e publicidade através de meios internos e externos.
  • Realizar trâmites de faturação, cobrança e fiação do valor dos serviços prestados por Acsendo SAS a seus clientes.
  • Consulta e reporte ante as centrais de informação e risco.

8. Transferência e Transmissão de Dados Pessoais a Países Terceiros:

A Transferência de Dados Pessoais a países que não proporcionem níveis adequados de proteção de dados, encontra-se proibida. Não obstante ao anterior, Acsendo SAS poderá realizar Transferência de dados quando:

  • O Titular tenha concedido sua autorização expressa e inequívoca para a transferência.
  • Se realize intercâmbio de dados de caráter médico, quando assim o exija o Tratamento do Titular por razões de saúde ou higiene pública.
  • Se realizem Transferências bancárias ou de estoque, conforme a legislação que resulte aplicável.
  • Se realizem Transferências acordadas no marco de tratados internacionais dos quais a República da Colômbia seja parte, com fundamento no princípio da reciprocidade.
  • Se realizem Transferências necessárias para a execução de um contrato entre o Titular e o Responsável do Tratamento, ou para a execução de medidas pré-contratuais sempre e quando se conte com a autorização do Titular.
  • Se realizem Transferência legalmente exigidas para proteger o interesse público, ou para o reconhecimento, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.

Acsendo SAS transfere dados de seus clientes aos seguintes países: Argentina, Bolívia, Brasil, Costa Rica, Equador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Perú, México, Panamá, Uruguai, com o fim de elaborar cotizações, obter informação dos negócios em curso, iniciar processos de implementação e finalmente, referenciar negócios e oportunidades.

  • Transmissão de Dados Pessoais

Na Transmissão de Dados Pessoais que realize Acsendo SAS como Responsável do Tratamento, este cumprirá com as disposições estabelecidas no artigo 25 do Decreto 1074 de 2015, no relativo ao contrato de transmissão de dados pessoais que celebre com os Encarregados do Tratamento.

Acsendo SAS transmite dados de seus clientes aos seguintes países: Argentina, Bolívia, Brasil, Costa Rica, Equador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Perú, México, Panamá, Uruguai, com o fim de obter informação de produtos e serviços requerida para elaborar as cotizações que emite Acsendo SAS.

9. Departamento Responsável pela Atenção de Petições, Consultas e Reivindicações

O departamento de implementação de Acsendo SAS, e-mail datospersonales@acsendo.com, será responsável da atenção de petições, consultas, reivindicações e queixas para assegurar o exercício dos direitos do Titular dos Dados Pessoais objeto de Tratamento por Acsendo SAS.

10. 1. Procedimento para Exercer os Direitos do Titular de Dados Pessoais

Procedimento para acesso e de consulta:

  • O titular dos Dados Pessoais, ou qualquer das pessoas autorizadas conforme com o estabelecido no ponto 4, poderão consultar a informação mantida nas bases de dados de Acsendo SAS, para o qual deverão formular a correspondente petição ao seguinte e-mail: datospersonales@acsendo.com ou de forma física fazendo chegar a solicitação a Carrera 12 #96-49.
  • Para evitar que terceiros não autorizados acedam à informação pessoal do Titular dos dados, será necessário previamente estabelecer a identificação do Titular. Quando a solicitação seja formulada por pessoa distinta do Titular e não se acredite que a mesma atue em representação de aquele, ter-se-á por não apresentada. A consulta será atendida num término máximo de dez (10) dias úteis contados a partir da data de recepção. Quando não for possível atender à consulta dentro de dito término, informar-se-á ao interessado, expressando os motivos da demora e identificando a data em que se atenderá sua consulta, a qual em nenhum caso poderá superar os cinco (5) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro término.

Procedimento para solicitar atualização, correção, extinção, revogação da autorização ou para apresentar reivindicação

O titular, ou qualquer das pessoas autorizadas conforme com o estabelecido no ponto 4, que considerem que a informação contida nas bases de dados de Acsendo SAS deve ser objeto de correção, atualização ou extinção, ou quando advertam o alegado incumprimento de qualquer dos deveres contidos na Lei 1581 de 2012, o Decreto 1377 de 2013 ou qualquer norma que a complemente ou modifique, poderão apresentar uma reclamação ante Acsendo SAS, a qual será lidada em conformidade com as seguintes regras:

  • A reclamação formular-se-á mediante solicitação que será enviada ao seguinte e-mail: datospersonales@acsendo.com da área de Qualidade e Processos.
  • Para evitar que terceiros não autorizados acedam à informação pessoal do Titular dos dados, será necessário previamente estabelecer a identificação do Titular. Quando a solicitação seja formulada por pessoa distinta do Titular e não se credite que a mesma atua em representação de aquele, ter-se-á por não apresentada.

A solicitação deve conter a seguitne informação:

    • A identificação do Titular.
    • Os dados de contato (endereço físico e/ou eletrônico e telefones de contato).
    • Os documentos que creditem a identidade do Titular, ou a representação de seu representante.
    • A descrição clara e precisa dos dados pessoais a respeito dos quais o Titular busca exercer algum dos direitos.
    • A descrição dos atos que dão lugar à reclamação.
    • Os documentos que se queiram fazer valer (Assinatura, número de identificação e impressão digital).
  • Se a reclamação resulta incompleta, Acsendo SAS requererá ao interessado dentro dos cinco (5) dias seguintes à recepção da reclamação, via e-mail, para que remedie as falhas. Depois de dois (2) meses desde a data do requerimento, sem que o requerente apresente a informação requerida, entender-se-á que tenha desistido da reclamação.
  • Se a Área que recebe a reclamação não é competente para a resolver, ela irá transferir a quem corresponda com um término máximo de dois (2) dias úteis e informará da situação ao interessado.
  • Uma vez recebida a reclamação completa, incluir-se-á na base de dados uma legenda que diga “reclamação pendente” e o motivo do mesmo, num término não maior a dois (2) dias úteis. Dita legenda deverá manter-se até que a reclamação seja decidida.
  • O término máximo para atender à reclamação será de quinze (15) dias úteis contados a partir do dia seguinte da data de sua recepção ou correção. Quando não for possível atender à reclamação dentro de dito término, informar-se-á ao interessado os motivos da demora e da data em que se atenderá a sua reclamação, a qual em nenhum caso poderá superar os oito (8) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro término.

11. Supressão de Dados

O Titular tem o direito, em todo momento, de solicitar a Acsendo SAS a supressão (eliminação) de seus dados pessoais quando:

  • Considere que os mesmos não estão sendo tratados conforme os princípios, deveres e obrigações previstas na Lei 1581 de 2012, o Decreto 1377 de 2013 e as demais normas que as complementem ou modifiquem.
  • Tenham deixado de ser necessários ou pertinentes para a finalidade para a qual foram recolhidos.
  • Se tenha superado o período necessário para o cumprimento dos fins para os quais foram recolhidos.
  • Esta supressão implica a eliminaçào total ou parcial da informação pessoal de acordo com o solicitado pelo Titular nos registros, arquivos, bases de dados ou tratamentos realizados por Acsendo SAS.

    O direito de supressão não é absoluto e o Responsável pode negar o exercício do mesmo quando:

    • O Titular tenha um dever legal ou contratual de permanecer na base de dados de Acsendo SAS.
    • A supressão dos Dados Pessoais impeça atuações judiciais ou administrativas vinculadas a obrigações fiscais, a investigação e persecução de delitos ou a atualização de sanções administrativas.
    • Os Dados Pessoais sejam necessários para proteger os interesses juridicamente tutelados do Titular, para realizar uma ação em função do interesse público, ou para cumprir com uma obrigação legalmente adquirida pelo Titular.

    12. Revogação da Autorização.

    O Titular dos dados pessoais pode revogar o consentimento ao Tratamento de seus dados pessoais em qualquer momento, sempre e quando não o impeça uma disposição legal ou contratual.

    13. Segurança da Informação.

    Em desenvolvimento do princípio de segurança, Acsendo SAS adotou medidas técnicas, administrativas e humanas razoáveis para proteger a informação dos Titulares e impedir adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento. O acesso aos dados pessoais é restrito onde Acsendo não permitirá o acesso a esta informação a terceiros em condições diferentes das anunciadas, à exceção de um pedido expresso do Titular dos dados ou pessoas legitimadas em conformidade com a regulamentação nacional.

    Não obstante ao anterior, Acsendo SAS, não será responsável por qualquer ação tendente a infringir as medidas de segurança estabelecidas para a proteção dos Dados Pessoais.

    14. Vigência da Política.

    A Política rege a partir de 30 de Junho de 2017. Geralmente o término das autorizações sobre o uso dos dados pessoais entende-se por válido pelo término da relação comercial ou da vinculação ao serviço durante o exercício do objeto social da empresa.

    Em todo o caso Acsendo SAS reserva-se no direito de realizar atualizações à presente política, sem notificação prévia a seus destinatários, razão pela que agradecemos que esteja consultando as possíveis atualizações por este meio.